My post content

الفواتير الإلكترونية

يعد صدور قرار التعامل بالفواتير الإلكترونية من أبرز العوامل التي ستوفر الكثير من الوقت والجهد على موظفي قسم الحسابات وأصحاب المحالّ التجارية، وسيكون هذا المقال بمثابة دليل شامل لفهم الفواتير الإلكترونية وخصائصها
وفوائدها ومراحل إعدادها

: مفهوم الفاتورة الإلكترونية

تعرف الفاتورة الإلكترونية على أنها مستند أو وثيقة رقمية، يتم إصدارها وحفظها بصيغة إلكترونية منظمة وعبر نظام إلكتروني، لذلك فإن ملف البيدي اف البسيط أو الأوراق الممسوحة ضوئياً لا تعتبر فواتير إلكترونية، وتتضمن هذه الوثيقة إثباتاً لمعاملات بيع السلع والخدمات المختلفة وعلى متطلبات الفاتورة الضريبية، إذ يتم إعدادها إلكترونياً وتشتمل على توقيع إلكتروني خاص بالمُوقع لإعطاء المزيد من الخصوصية والأمان ولمنع عمليات التزييف

:مكونات الفاتورة الإلكترونية

يشتمل القالب الموحد للفاتورة الإلكترونية على بعض الأمور الأساسية والتي لَابدّ من وجودها، وهي:

· تحتوي الفاتورة الإلكترونية على QR CODE والذي يترجم عربياً برمز الاستجابة السريعة، وهو عبارة عن ختم من المربعات البيضاء والسوداء تتم قراءتها آلياً عبر طرق عديدة سواء أكان بواسطة الكاميرا أو ماسح ضوئي مخصص أو غيرها، إذ يقوم البرنامج المحاسبي بتجديده مع كل فاتورة، وتتجلى أهميته في التأكد من صحة الفواتير.

· الرقم التسلسلي للفاتورة.

· تاريخ إصدار الفاتورة.

· الرقم الضريبي الخاص بالمنشأة.

· اسم المنشأة وعنوانها.

· توصيف مختصر للخدمة أو السلعة.

· سعر الوحدة.

· تحديد الكمية المُباعة.

· إجمالي المبلغ غير الشامل لضريبة القيمة المضافة.

· مبلغ ضريبة القيمة المضافة.

· إجمالي قيمة الفاتورة شاملاً لضريبة القيمة المضافة.

ولكي تكون الفاتورة الإلكترونية صحيحة ومتوافقة مع جميع القوانين، يجب أن تتضمن ثلاثة أمور أساسية، وهي:

· أصالة الأصل من أجل ضمان هوية المصدر.

· سلامة المحتوى من الأخطاء لضمان عدم حدوث تغيير للبيانات.

· سهولة في قراءة وفهم الفاتورة.

كيف يتم تبادل الفاتورة الإلكترونية؟

في البداية من المفترض على البائع أن يقوم بإصدار فاتورته عبر نظام فوترة إلكتروني، وتكون الفاتورة حاوية على العناصر المطلوب توافرها في الفاتورة الضريبية، ثم يعمد المشتري إلى استلام نسخة من هذه الفاتورة

:خصائص الفاتورة الإلكترونية

: من المؤكد أن للفواتير الإلكترونية صفات ومميزات خاصة بها تميزها عن غيرها من أشكال الفواتير الأخرى، وهي

· تتميز كل فاتورة إلكترونية برقم خاص بها، ويسمى هذا الرقم بالرقم التعريفي مختلفاً عن رقم الفاتورة الداخلي للشركة، مما يمنحنك السهولة للرجوع إلى الفاتورة بشكل سهل وسريع في أي وقت بدلاً من تكبد الجهد الكبير للرجوع إلى بعض الفواتير الورقية.

· تخرج جميع الفواتير الإلكترونية بشكل ومحتوى وقالب موحد.

· تتميز الفاتورة الإلكترونية بتكاملها مع برنامج ERP.

· إتاحة التوقيع إلكترونياً.

· إمكانية إصدار الفواتير وإعادة تعديلها عند الحاجة لذلك.

· إنشاء ملف رقمي للممول.

:فوائد الفاتورة الإلكترونية

: إن مميزات الفاتورة الإلكترونية وخصائصها ستضفي الكثير من الفائدة على طرق سير الأعمال، وإليك أبرز 7 فوائد منها

· تمنحنا الطريقة الإلكترونية في تدوين الفواتير الحفاظ على جميع المعاملات والسجلات وحمايتها من الضياع أو التلف.

· تضفي السهولة والسرعة لتبادل البيانات والمعلومات بطريقة إلكترونية.

· تعتبر الفاتورة الإلكترونية ذا تكاليف أقل من الفاتورة الورقية.

· تخفف علينا الفاتورة الإلكترونية أعباء الكتابة وجميع البيانات الورقية وتوفير المساحة اللازمة لتخزينهم.

· إعطاء السهولة في عمليات الفحص الضريبي.

· للفاتورة الإلكترونية أهمية بارزة في القضاء على الاقتصاد غير الرسمي.

· أتمتة العمليات التي غالباً ما تستغرق منا وقتاً طويلاً.

:مميزات الفاتورة الإلكترونية في برنامج المحاسب الشامل

:ونقدم لك من شركة أمان سوفت المحاسبية في برنامجنا المحاسب الشامل خدمة الفاتورة الإلكترونية بكثير من المميزات العديدة والفريدة، إذ يتيح لك الشامل نوعين من الفواتير الإلكترونية بناءً على الجهة المُوجهة لها، وهي

فاتورة مبسطة: يصدر هذا النوع من الفواتير للأفراد العاديين وليس للشركات أو المؤسسات، ويكثر استخدامها في البقاليات ولدى محالّ تجار التجزئة.

الفاتورة الضريبية: تستخدم عندما يتم البيع لشركات ومؤسسات لديها رقم ضريبي خاص بها.

فإذا قام صاحب المنشأة باختيار الفاتورة على أنها فاتورة ضريبية، سيتوجب عليه عندها إدخال البيانات المهمة مثل الرقم الضريبي، العنوان، الدولة، المدينة، رقم المنشأة ومن الممكن إضافة شعارها الخاص، التاريخ والوقت وغيرها الكثير من البيانات الضرورية لحفظها، فالبرنامج يُجبر بطريقة ذكية على إدخالها، وحتى وإن تم اختيار عميل من العملاء القدامى (قبل تاريخ الفاتورة) سيطلب منك البرنامج تعديل بيانات هذا العميل وإعادة إدخالها

ثم يبقى الدور على صاحب المنشأة للتأكد من وجود جميع البيانات المهمة في أعلى الفاتورة

وبالتالي سيضمن لك الشامل إضافة جميع البيانات دون وجود أي نقص فيها، مما يضفي السهولة والأريحية في استخدامه، إذ سيرشدك البرنامج نفسه إلى طرق إعداد فاتورتك، ولعلّ ما يقدمه من سهولة ومرونة وبأسعار منافسة، هو ما يجعله مرغوباً في الأسواق وذو شعبية كبيرة

فإذا كنت ترغب بتجربة مميزة لك مع الشامل لا تترد بالاتصال بنا

الخلاصة

تعد منظومة الفواتير الإلكترونية تحولاً كبيراً في العالم الرقمي، وخطوة بارزة تم اتخاذها في سبيل مواكبة التطور والتخلص من أعباء المعاملات الورقية.